La sfida
Prima che introducessero la nostra soluzione, la gestione dei rapportini di assistenza e manutenzione sugli impianti dei clienti, era fatta totalmente a mano. I tecnici al termine dell’intervento compilavano manualmente un modulo cartaceo che poi, a fine giornata, veniva trasferito in amministrazione per essere interpretato, inserito a mano nel gestionale. Questa procedura terminava con l’emissione delle relative fatture di intervento ai clienti dopo attente e scrupolose verifiche.
Questa modalità comportava un dispendio di tempo inutile a carico delle impiegate amministrative, esponendole alla possibilità di fare numerosi errori nella compilazione a gestionale dei dati raccolti con i moduli cartacei. La sfida ha consistito nell'individuare nuovi strumenti che evitassero queste problematiche e rendessero tutto il processo piùile ed efficiente.
La soluzione
La piattaforma che abbiamo realizzato comprende un portale riservato ad uso esclusivo dell’imprenditore, attraverso il quale è possibile monitorare in tempo reale la situazione degli interventi pianificati dai tecnici. Ognuno di loro ha associato uno o più interventi e ha a disposizione un tablet Apple all’interno del quale è stata installata una applicazione proprietaria, che permette l’inserimento dei dati necessari alla compilazione del rapportino di assistenza e manutenzione. Questo rapportino viene sottoscritto in modo digitale dal cliente per presa visione e inviato tramite una connessione protetta al gestionale del cliente.
Quest'ultimo automaticamente elabora il contenuto del modulo, aggiorna la situazione contabile del cliente, verifica se le attività siano o meno in garanzia, procede al censimento delle matricole delle macchine su cui è stata fatta la manutenzione, emette le fatture per gli interventi eseguiti. Al titolare dell’azienda e all’impiegato amministrativo non resta che fare una attività di verifica e controllo, con un notevole risparmio di tempo. Sul portale riservato, inoltre, il cliente ha a disposizione un'area dedicata a documenti di reportistica di vario tipo: report per tecnico, report per macchina o impianto, report per tipologia di intervento, report per cliente.
La nuova piattaforma, infine, dispone di un sistema di messaggistica automatica in grado di tenere aggiornati tutti gli utenti che fruiscono della piattaforma (amministratore, proprietario dell’azienda, tecnico, amministrazione) e il cliente stesso, tramite e-mail automatiche, che vengono generate dal sistema. Il rapportino viene creato automaticamente su template dedicato ed inviato al cliente finale. Note tecniche: l’applicazione è stata sviluppata per ambiente Apple, utilizzata su dispositivi iPad di ultima generazione. L’applicazione ed il portale riservato sono integrati in modalità bidirezionale con il gestionale in uso.
I risultati
La nostra soluzione ha migliorato sensibilmente i processi operativi interni del cliente, ottimizzando e automatizzando flussi di dati, controlli incrociati, rendicontazioni contabili, rendendo più efficiente la sua attività imprenditoriale.
